Trong thời gian qua, từ quá trình kiểm tra thực tế nhận thấy có những tồn tại như: Một số cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức chưa thật sự quan tâm và nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ. Việc quản lý văn bản đi, đến thiếu chặt chẽ, dẫn đến tình trạng thất lạc văn bản, lộ lọt tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước; việc soạn thảo văn bản còn nhiều lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện thường xuyên, kịp thời. Kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, có nguy cơ ảnh hưởng đến thời hạn bảo quản tài liệu. Công tác chỉnh lý tài liệu tuy có triển khai ở một số cơ quan, tổ chức nhưng với số lượng rất ít, chất lượng lập hồ sơ sau chỉnh lý thấp; việc sử dụng dịch vụ lưu trữ và tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ còn chưa thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu công tác quản lý hiện nay.

Nhằm tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quản lý hồ sơ, văn bản và xác định rõ được giá trị, tầm quan trọng của tài liệu, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan thuộc UBND tỉnh, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, Chủ tịch UBND huyện, thành phố, các doanh nghiệp nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện tốt những nội dung sau:

 (1) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể công chức, viên chức; bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng đề án vị trí việc làm; thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc 2 hại, bồi dưỡng bằng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.

(2) Thực hiện nghiêm Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/202020 của Chính phủ trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; đồng thời thường xuyên cập nhật các quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ; rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ hàng năm, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu,.

(3) Thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ . Tăng cường quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Luật Lưu trữ; Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14/7/2020 của Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV; Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt độn dịch vụ lưu trữ ; đồng thời thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

(4) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ; bảo đảm an toàn thông tin; thực hiện các giải pháp công nghệ để duy trì hoạt động của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; thực hiện có hiệu quả Kế hoạch số 2130/KH-UBND ngày 20/5/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh về Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2020-2025.

(5) Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, vệ sinh kho lưu trữ thường xuyên, duy trì nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy theo quy định; đồng thời tổ chức sử dụng tài liệu hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định; từng bước chọn lọc để số hóa tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân.

(6) Giao Sở Nội vụ chủ trì, tham mưu, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện.

Chi tiết xem tại đây !

                                                                  Nguyễn Thanh Huyền